Formar a tu equipo en IA es obligatorio desde 2025, y no necesitas ningún certificado

La obligación de formar a tu equipo en inteligencia artificial no llegó con la reforma de julio de 2026. Lleva vigente desde el 2 de febrero de 2025, pero hasta agosto de 2026 no había ninguna autoridad encargada de vigilarla. Eso ya ha cambiado.

La obligación lleva vigente desde febrero de 2025, no nació en julio

El Reglamento (UE) 2024/1689, el reglamento de IA de la Unión Europea, es directamente aplicable en España. No hace falta ninguna ley nacional que lo traslade: se aplica tal cual está escrito, en cada empresa que use sistemas de inteligencia artificial.

Si tu empresa usa ChatGPT, Copilot o cualquier otra herramienta de IA en el día a día, el reglamento te clasifica como responsable del despliegue: cualquier persona física o jurídica que utilice un sistema de IA bajo su propia autoridad, salvo el uso personal sin fines profesionales. Y el artículo 4 del reglamento, el que regula la alfabetización en materia de IA, te obliga a adoptar medidas para formar a tu personal y a quien use esos sistemas trabajando para ti, incluidos colaboradores externos.

No es una recomendación. Es una obligación directamente aplicable, sin que España tenga que aprobar nada para que te alcance.

La cobertura es amplia: no solo el empleado que escribe un prompt, también quien revisa lo que ese prompt produce. Si tu equipo usa un asistente para redactar contratos, contestar correos o preparar presupuestos, ese uso entra dentro del artículo 4, lo mismo que entraría si usaras un agente que automatiza tareas repetitivas de administración, algo que ya hemos explicado en el artículo sobre automatizar tareas en una empresa.

El cambio del 27 de julio de 2026

La reforma es el Reglamento (UE) 2026/1744, de 8 de julio de 2026, que modifica el reglamento de IA original. Se publicó en el Diario Oficial de la Unión Europea el 24 de julio y entró en vigor tres días después, el 27 de julio de 2026. Puedes leer el texto completo en la copia del BOE.

El texto anterior del artículo 4 pedía adoptar medidas «para garantizar que, en la mayor medida posible», el personal tuviera «un nivel suficiente de alfabetización en materia de IA». El texto actual pide adoptar medidas para «apoyar la promoción» de esa alfabetización, teniendo en cuenta los conocimientos, la experiencia y la formación de cada persona, además del contexto de uso del sistema. Y añade una frase que cambia el peso de la obligación: no se exige garantizar un nivel específico de alfabetización en ninguna persona en particular.

La propia reforma explica el motivo en su considerando 8: imponer obligaciones estrictas no encajaba con todos los tipos de empresa y suponía una carga adicional, en particular para las pequeñas empresas. La obligación sigue existiendo, pero se mide por las medidas adoptadas, no por un resultado individual garantizado.

La reforma añade dos párrafos nuevos. El 4.2 obliga a la Comisión y a los Estados miembros a apoyar a las empresas, en particular a las pymes, para cumplir esta obligación, y encarga a la Comisión publicar ejemplos prácticos. El 4.3 encarga al Consejo de IA europeo recomendaciones con objetivos comunes. Ninguno de los dos cambia tu obligación de formar y dejarlo por escrito.

La Comisión pide medidas y un registro, no un examen

La Comisión Europea actualizó sus preguntas y respuestas sobre alfabetización en IA el mismo 27 de julio de 2026, y ahí está la parte práctica que de verdad importa. No hace falta ningún certificado. Basta con que la empresa guarde un registro interno de las formaciones y demás iniciativas que haya llevado a cabo.

Una empresa cuyo equipo usa ChatGPT también tiene que cumplir. El mínimo que pide la Comisión es que ese equipo conozca los riesgos concretos del sistema que usa, empezando por las alucinaciones: respuestas inventadas que suenan ciertas y que un empleado sin formación puede dar por buenas. Ese es exactamente el tipo de fallo silencioso que puede acabar metido en un contrato o en una respuesta a un cliente sin que nadie se entere hasta que ya es tarde, algo relacionado con lo que ya contamos en el riesgo real de los agentes autónomos.

La Comisión mantiene un repositorio público con más de cuarenta iniciativas de formación de empresas y organismos públicos, pensado como referencia. Pero la propia Comisión avisa de algo que conviene no pasar por alto: copiar una de esas prácticas no garantiza cumplir el artículo 4. La ley pide que las medidas encajen con el perfil de tu equipo y con el uso real que hace de la IA, no con una plantilla genérica.

En la práctica, lo que más te protege es tener un registro: la persona formada, el contenido de la formación y la fecha en que se impartió. Eso es lo primero que se puede pedir si hay un problema con un uso de IA, y es barato de montar comparado con el riesgo de no tener nada que mostrar. Documentar esto no es distinto de documentar cualquier otro proceso de la empresa, algo que explicamos con más detalle en documentar procesos sin parar la operativa.

La multa que no existe, y la que sí puede llegar por otra vía

El artículo 99 del reglamento fija las multas más duras: hasta 35 millones de euros o el 7 % de la facturación mundial para prácticas prohibidas, y hasta 15 millones de euros o el 3 % para una lista concreta de otras obligaciones, como las de transparencia. El artículo 4 no está en esa lista. El reglamento europeo no fija una multa concreta por no formar al equipo.

Las sanciones por el resto de incumplimientos las tiene que fijar cada Estado miembro, y en España esa ley sigue sin existir: el proyecto que debía regularlas caducó en octubre de 2026, y ni siquiera ese proyecto incluía la formación del artículo 4 entre las infracciones sancionables.

La supervisión, eso sí, ya está en marcha. Desde agosto de 2026 son las autoridades nacionales de vigilancia del mercado, no la Oficina de IA europea, las que empiezan a comprobar el cumplimiento, y cualquier sanción que impongan tiene que ser proporcionada y valorada caso por caso.

Vender esto con el miedo a una multa millonaria es mentir, porque esa multa concreta no existe todavía. Pero quedarse sin hacer nada tampoco es gratis: si hay un problema con un uso de IA en tu empresa, lo primero que te pueden pedir es el registro de formación, y no tenerlo te deja sin la defensa más barata que había.

El límite: los puntos que la norma no aclara

Una postura sin matices es propaganda, así que lo siguiente todavía no está resuelto y conviene no fingir que lo está:

• No hay un mínimo de horas de formación fijado por la ley.
• No existe un temario oficial ni una lista cerrada de contenidos que se consideren suficientes.
• No hay ninguna multa española concreta por no cumplir el artículo 4, porque no hay ley nacional aprobada que la fije.

Nada de esto es excusa para no hacer nada. Es la razón por la que un registro propio, ajustado al tamaño real de tu equipo y al uso que hace de la IA, vale más que esperar a que alguien te indique la casilla exacta que hay que rellenar.

Si todavía no tienes identificados los procesos de tu empresa que ya pasan por una herramienta de IA sin que esté puesto por escrito, ese es el primer mapa que hay que hacer antes de pensar en formación. La auditoría gratuita de McSpot es un buen sitio para empezar a localizarlo.