Conoce el trabajo que hemos hecho para otros clientes

Petimint

E-commerce · fabricación bajo pedido

+20 h recuperadas cada semana

El punto de partida

Fabrican conforme entran los pedidos, y los pedidos entran por varias tiendas online a la vez. Todo se apuntaba a mano: los pedidos en papel, el calendario de envíos por un lado, el stock en otra hoja y la producción en una tercera. Nada estaba conectado con nada. Encontrar un pedido concreto era ponerse a buscar, y en cada salto de papel se perdía información.

Lo que montamos

Un sistema donde caen solos los pedidos de todas sus tiendas. Desde ahí se mandan al calendario de envíos, a la lista de producción y al stock, ya enlazados entre sí. Nadie tiene que comprobar si un pedido que está en producción entró también en el calendario: si está, está.

Lo que cambió

Más de 20 horas a la semana que ya no se van en copiar datos y buscar papeles. Y como el trabajo dejó de vivir encima de una mesa, parte del equipo ha podido pasar a teletrabajar.

Calendario semanal de producción y envíos de Petimint, con los pedidos de cada tienda repartidos por día

Katayak

Turismo activo · excursiones en barco

2-4 h menos al día de papeleo

El punto de partida

Cada salida arrastra su papeleo: el contrato, el registro de pasajeros y la firma. Y casi nada es fijo. Cambia según el tipo de barco, la gente que sube, el día y la hora, el patrón que va al mando y los cambios de última hora, que ahí son la norma. Todo eso se rellenaba a mano, salida por salida.

Lo que montamos

Antes de tocar nada nos sentamos a entender el lío entero, porque el problema no era generar un documento: era todo lo que lo condiciona. Con el mapa delante montamos el sistema que contempla cada variable, prepara el contrato que toca, recoge la firma y el registro de pasajeros, y lo manda por el canal que corresponde.

Lo que cambió

Entre dos y cuatro horas menos de papeleo cada día. Los documentos salen solos antes de zarpar y los cambios de última hora dejaron de ser un incendio.

Panel de coordinación de Katayak con las salidas de la semana, su estado de documentación y el patrón asignado

Academia F&L

Refuerzo escolar · dos centros en Granada

72 avisos de cobro que ya salen solos

El punto de partida

Dos centros y más de 80 clases a la semana, con casi toda la gestión repartida entre papel, hojas de cálculo, WhatsApp y la memoria de cada uno. Las matrículas se rellenaban a mano y luego se pasaban al ordenador. Los cobros se reclamaban familia por familia, por teléfono o por mensaje. Y para conocer la situación de un alumno había que preguntar a tres personas.

Lo que montamos

Juntamos toda la gestión en un mismo sitio. Las familias se matriculan desde un formulario online y secretaría valida cada matrícula con un clic. El profesor solo marca faltas e incidencias, y el sistema avisa a la familia cuando corresponde. Los recordatorios de pago salen solos, agrupados por familia.

Lo que cambió

En el primer mes se enviaron 72 recordatorios de pago que antes eran 72 llamadas o mensajes. Secretaría ya no teclea matrículas. Y lo que había que preguntar a tres personas, ahora se mira.

Pantalla de inicio de Academia F&L con los alumnos activos, las clases, los profesores, las matrículas por validar y los dos centros con sus aulas

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